LA REGLE DES 2 MINUTES

Connaissez-vous la première question à vous poser quand vous avez une action à faire ?

A cette question, nous sommes instinctivement tentés de répondre ceci : « Est-ce que cette action est importante ? », « Est-ce que cette action est urgente ? ». Nous sommes sans doute conditionnés par la matrice Eisenhower, qui invite à classer les actions en fonction de leur urgence et leur importance… Mais, malheureusement, nos actions semblent souvent toutes urgentes et importantes. Ce n’est pas cette question qui permet de gérer nos priorités.

Face à cette actiobésité que nous subissons, nous devons traiter les actions en fonction de leur temps de réalisation. A savoir, la première question à vous poser quand vous avez une action à faire est de savoir : Est-ce que cette action prend plus de 2 minutes ou moins de 2 minutes ?

• Si cette action prend plus de 2 minutes, vous l’écrivez sur votre to-do-list.
• Par contre, si cette action prend moins de 2 minutes, vous la réalisez immédiatement ! Dans le jargon des experts en efficacité, cette habitude de travail s’appelle : la règle des 2 minutes.

Le principe est simple : toutes les actions de moins de 2 minutes sont à réaliser dès leur découverte. Par exemple, vous lisez vos e-mails et on vous demande votre avis sur un texte court, réalisez cette action immédiatement. Vous venez de recevoir une facture, archivez-la immédiatement ! Vous sortez de réunion et devez fixer un rendez-vous, faites-le immédiatement. Réalisez toutes les actions de moins de 2 minutes dès que vous savez que vous devez les faire.

Si vous ne notez pas ce type d’action sur votre to-do-list, elles encombrent votre esprit inutilement et implique une surcharge cognitive néfaste à votre efficacité. Et pire encore, vous risquez de les procrastiner voire de les oublier.

Si vous notez ce type d’action sur votre to-do-list, vous perdrez un temps considérable. En effet, un des principes de fonctionnement de l’être humain à connaître pour développer son efficacité professionnelle : notre cerveau met 1 à 2 minutes pour passer d’une tâche à l’autre.

De fait, une action de moins 2 minutes demande plus de temps à être mise dans une to-do-list qu’à être réalisée : 1 à 2 minutes pour l’écrire sur votre to-do-list, 1 à 2 minutes pour en reprendre connaissance et 1 à 2 minutes pour la réaliser ! Faire cette action dès qu’elle vous parvient est bien plus productif ! David ALLEN, reconnu comme l’expert mondial en productivité, grâce à sa méthode GTD estime que la règle des 2 minutes peut vous faire gagner plus de 20% de votre temps !

Pour intégrer la règle des 2 minutes dans vos habitudes, parcourez en premier lieu votre to-do-list et réalisez dans la foulée toutes les actions de moins de 2 minutes. Votre to-do-list sera ainsi désengorgée de ces broutilles !

Et avant d’écrire une nouvelle action sur votre to-do-list, demandez-vous d’abord si cette action prend moins de 2 minutes. Idem pour traiter vos e-mails efficacement : avant de déplacer un e-mail dans votre dossier « à faire », posez-vous cette unique question : Est-ce que cet e-mail appelle une tâche de moins de 2 minutes ? 

Vous allez savoir repérer progressivement les actions concernées parmi toutes vos activités professionnelles et vous serez beaucoup plus efficace dans leur traitement.