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Comment développer son efficacité professionnelle ?

Sommaire de l'article

Etre efficace au travail ?

Être efficace, c’est « produire un maximum de résultats avec un minimum d’efforts et de moyens » (Larousse). On pourrait alors définir l’efficacité professionnelle comme la capacité à atteindre ses objectifs avec un minimum d’efforts et de temps. A l’inverse, manquer d’efficacité professionnelle c’est se sentir débordé, stressé et avoir des difficultés à tenir nos engagements. L’efficacité professionnelle regroupe les notions de gestion de temps, d’efficience, de productivité et de performance au travail.

Nous savons tous ce que c’est qu’être efficace au travail : ce sentiment d’une « journée bien remplie », la fierté d’un « travail bien fait », le plaisir d’une « mission accomplie » … La difficulté est de conserver ce sentiment dans le temps. Alors, comment être performant au quotidien ? Comment développer notre efficacité professionnelle ?

Les 5 leviers de l’efficacité professionnelle

Notre efficacité au travail dépend de multiples facteurs : notre état émotionnel, notre état de forme, nos compétences organisationnelles, l’expérience que nous avons dans notre poste actuel… Mais pour développer son efficacité professionnelle, 5 leviers sont fondamentaux :

Atteindre un calme mental : capacité à gérer son stress et réduire sa charge cognitive
Développer sa capacité d’organisation, savoir gérer ses différentes activités et priorités
Savoir se concentrer : être capable d’entrer dans un état de focalisation optimale
Conserver ou augmenter sa vitalité : état de forme (état énergétique) dynamique et positif
Booster sa motivation : pour agir avec un minimum d’effort

Chacun de ces éléments sont interdépendants. Par exemple, si vous êtes plus calme, vous aurez des facilités à être plus organisé ou concentré. Si vous êtes très motivé par l’action que vous vous apprêtez à faire, vous aurez forcément plus d’énergie à l’accomplir.

L’idéal est de développer chacun de ces leviers de manière équilibrée et dans un ordre précis.

Levier n°1 : Calme mental

Aujourd’hui, nous devons gérer beaucoup d’informations. On parle d’infobésité. Et la plupart de nos actions sont plus rapides à mener grâce à la digitalisation. Par exemple, nous pouvons organiser une réunion de 30 personnes éparpillées dans le monde entier en 5 minutes ou écrire à 2000 personnes en 3 clics.

Forcément, comme nos actions sont plus rapides, nous avons un nombre considérable de choses à faire dans un même laps de temps donné. On pourrait parler d’actiobésité.

Cette surcharge d’informations et d’actions engendre une charge mentale qui nous empêche d’être pleinement innovant et créatif. En réalité,

“Le manque de temps n’est pas le problème, ce qui nous manque c’est du calme mental.”

David Allen, dans sa conférence TED The Art of Stress-Free Productivity.

Pour développer son efficacité professionnelle, il faut donc tout d’abord réduire sa charge cognitive et savoir gérer son stress. Pour cela, la première étape est de créer des outils nouvelle génération comme un système de productivité personnel.

Levier n°2 : Capacité d’organisation

Voici une des soft skills les plus plébiscitées chez les recruteurs : la capacité d’organisation. En effet, pour être performant au travail, vous avez besoin de savoir organiser vos différentes activités pour optimiser votre temps et respecter vos engagements. En d’autres termes, être organisé c’est savoir ce que nous avons à faire et quand nous devons le faire.

Mais là aussi, aujourd’hui nous avons besoin de méthode nouvelle génération pour gérer ses priorités.

Les vieilles méthodes de gestion du temps ne suffisent plus

Pour gérer ses priorités, toute formation basique propose d’utiliser la matrice Eisenhower. Cette méthode créée dans les années 70 invite à scinder les actions de notre to-do-list en fonction de 2 critères, l’urgence et l’importance :

Abandonner les actions non urgentes et non importantes.
Planifier les actions non urgentes et importantes.
Déléguer les actions urgentes et non importantes.
Et enfin, réaliser en priorité les actions les plus « urgentes et importantes ».

Mais un problème se pose : pour la plupart d’entre nous, tout est urgent et tout est important ! Aujourd’hui, l’urgence et l’importance ne peuvent plus être les seuls critères de choix nous permettant de prioriser nos actions ! Nous devons intégrer des nouvelles méthodes de travail pour définir nos priorités.

Réapprendre à gérer notre temps

Un premier critère essentiel, non abordé dans la matrice Einsenhower, est la durée de l’action. En effet, pour gérer les actions que vous avez à faire, vous pouvez tout d’abord vous demander si cette action vous prendra moins de 2 minutes ou plus de 2 minutes, et appliquez la règle des 2 minutes.

Un autre critère est se prioriser les “actions qui feront gagner du temps demain”. Ce conseil est transmis par Rory VADEN, expert en gestion du temps et auteur de Procrastinate on purpose. Il s’agit de prioriser les actions automatisables et les actions à déléguer.

Par exemple : Déléguer une action à quelqu’un prend du temps sur le coup mais permet d’en gagner beaucoup une fois l’action transmise. Pareillement, obtenir un logiciel permettent de réaliser certaines tâches administratives et récurrentes prend plusieurs heures sur le fait mais en génère beaucoup une fois l’acquisition réalisée.

L’idée ici est d’investir dans son temps comme on investirait dans un placement financier : pour trouver des intérêts, une rentabilité. Rory Vaden parle de “multiplier son temps“.

Pour être organisé, il n’y a pas une seule méthode valable pour tous. C’est pourquoi dans le WOOC efficacité, nous expliquons plusieurs manières de gérer vos priorités et apportons de multiples conseils d’experts pour développer votre capacité d’organisation.

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Levier n°3 : Concentration

La concentration est un « état » dans lequel nous entrons et nous sortons. La concentration permet de mobiliser toutes nos ressources et compétences.

La concentration booste notre productivité mais aussi développe la mémoire et enrichit l’imaginaire. Nous connaissons tous cet « état de concentration » une fois vécu mais le plus difficile est de savoir retrouver cet état facilement.

Faire des pauses régulièrement, limiter les interruptions, adopter un rituel ou encore appliquer le timeboxing sont quelques bons conseils à suivre pour développer sa concentration. Dans le WOOC efficacité, nous proposons 7 conseils pour savoir vraiment se concentrer.

Levier n°4 : Vitalité

Comment voulez-vous être efficace si vous dormez debout ? C’est évident : votre état énergétique influence votre performance au travail ! Inutile de s’étendre longuement sur le sujet mais quelques conseils d’experts – coachs sportifs, médecins ou scientifiques – souvent méconnus peuvent nous aider à garder la forme toute la journée ! Voici une astuce – extraite du WOOC efficacité – pour anticiper une courte nuit de sommeil :

L’effet sommeil placébo

Quel que soit notre travail, il arrive parfois de faire des “journées à rallonge” qui viennent empiéter un besoin pourtant vital : dormir. Alors, que faire pour garder un maximum d’énergie malgré une courte nuit de sommeil qui nous attend ? Pratiquer l’effet sommeil placébo ! A savoir se persuader d’avoir bien dormi, même si ce n’est pas le cas, pour maintenir sa forme. Alors qu’il s’apprête à ne dormir que 5 heures au lieu de ses 8 heures habituelles, Hal ELROLD, créateur de la méthode SAVERS, se dit juste avant de s’endormir :

« Merci de m’accorder ces heures de sommeil, cette nuit. J’ai précisément besoin de 5 heures pour me sentir reposé et plein d’énergie au matin. Mon corps est capable d’accomplir des miracles et de produire une grande quantité d’énergie avec 5 heures de sommeil récupérateur. ».

Formulé de cette manière, c’est très efficace sur l’état de fatigue ! Comme les médicaments-placébos utilisés en médecine, nous pouvons leurrer notre cerveau et ainsi augmenter nos capacités cognitives et physiques. Par contre, cette auto-persuasion fonction dans les 2 sens. En effet, si nous nous plaignons sans cesse de notre fatigue, nous finissons par nous en convaincre et nous serons encore plus épuisés !

Alors, vous avez mal dormi cette nuit ? Soyez convaincu du contraire ! Vous avez une courte nuit de sommeil qui vous attend ? Persuadez-vous que vous allez être en forme, que ces 5h de sommeil vous suffiront amplement !

Levier n°5 : Motivation

Dernier levier de l’efficacité professionnelle et pas des moindres : la motivation ! Rappelez-vous : être efficace, c’est “produire un maximum de résultats avec un minimum d’efforts”. Et pour agir avec “un minimum d’efforts”, nous devons forcément être motivés ! Peu d’entre nous le savent : la motivation, cet élan qui nous pousse à agir, est une compétence qui se développe.

D’une part, nous pouvons acquérir la capacité d’éveiller notre volonté à accomplir des tâches rébarbatives et de mettre fin à la procrastination. La motivation est comparable à un muscle qu’on peut développer progressivement. Parfois, il suffit de se “reconditionner” pour la stimuler davantage.

D’autre part, nous pouvons apprendre à être plus motivé dans notre travail en général et à orienter notre carrière vers ce qui nous anime. Pour cela, la première étape consiste à découvrir nos facteurs clés de motivation.

En résumé

L’efficacité professionnelle est la capacité à atteindre ses objectifs avec un minimum d’efforts et de temps. Cette soft skill si essentielle repose sur 5 leviers : le calme mental, la capacité d’organisation, la concentration, la vitalité et la motivation.

Le WOOC efficacité regroupe les principaux conseils des experts les plus reconnus pour agir sur ces 5 leviers et acquérir des méthodes de travail vraiment efficaces.