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TIMEBOXING
Une méthode de gestion du temps efficace
Selon la loi de Parkinson, « Tout travail tend à se dilater pour occuper tout le temps qui lui est imparti. » En d’autres termes, plus vous donnez du temps à une action, plus cette action vous en prendra. Par exemple, si vous décidez de lire vos e-mails sans fixer une limite de temps à cette tâche, vous risquez d’ici passer toute la matinée ! Pour contrer cette tendance naturelle et être productif, , mettez le temps dans une boite : timeboxez vos actions ! Découvrons cette méthode de gestion du temps à appliquer absolument !
Comment faire du timeboxing ?
Le timeboxing consiste à allouer une durée fixe, appelé timebox, pour accomplir une tâche ou un groupe de tâche spécifique. A chaque timebox, nous affectons un objectif clairement défini (« Je lis mes -mails ») et une durée limitée (« pendant 30 minutes »). Vous pouvez timeboxer tout type d’actions : actions nouvelles ou récurrentes, de 20 min à 5h, obligations quotidiennes ou groupe de petites tâches répétives… l’essentiel est de respecter le processus suivant :
01-Définir précisément l’action à mener
Déterminez l’activité ou la tâche spécifique sur laquelle vous souhaitez travailler. Par exemple : préparer une présentation, réaliser le reporting hebdomadaire, suivre une formation en ligne ou encore réaliser un devis.
Certaines actions méritent qu’on les détaille. En effet, souvent une action en nécessite plusieurs. Alors listez toutes les micro-actions à réaliser. Par exemple, vous devez organiser une réunion. Alors, prenez quelques secondes pour détailler ce que vous devez faire :
- Définir le thème, l’objectif, la durée, la date et les participants de la réunion
- Réserver la salle
- Checker le matériel nécessaire
- Préparer tous les documents : présentation ainsi que les documents à remettre avant et pendant la réunion
- Réaliser l’invitation des participants
- Rédiger un déroulé précis de la réunion
D’ailleurs, les experts en productivité conseillent de lister ces micro-actions directement sur votre to-do-list, dès que vous savez que vous devez les faire. Ainsi à la lecture de votre to-do-list, vous savez exactement ce que vous avez à faire, ce qui rend votre to-do-list beaucoup moins stressante. Et tout ce qui réduit votre stress est bon pour votre productivité !
02-Définir une limite de temps
Décidez de la durée que vous souhaitez allouer à la tâche. Cela peut varier en fonction de la nature et de la complexité de la tâche. Nous vous expliquons plus loin comment définir la durée d’une action.
N’oubliez pas d’intégrer des pauses : D’après les spécialistes, notre durée de concentration optimale est d’1h à 2h. Au-delà de 2h, il faut faire une pause de 5 à 10 minutes. Ces respirations dans vos timebox sont essentielles à votre performance.
03 -Déclencher le chronomètre
Réglez un chronomètre pour suivre le temps alloué. Gardez votre minuteur facilement visible afin de pouvoir le surveiller pendant que vous travaillez. Et assurez-vous de ne pas être dérangé pendant votre timebox : limitez toutes interruptions !
04 – Arrêter l’action lorsque le temps est écoulé
Lorsque l’alarme retentit, arrêtez de travailler sur la tâche, même si elle n’est pas terminée ! S’il reste très peu à faire pour boucler le travail, on peut bien sûr jouer les prolongations. Mais cela doit rester exceptionnel. Certains préconisent un « timeboxing souple », où vous pouvez décaler la deadline fixée comme bon vous semble… mais ce n’est plus du timeboxing.
Pour que cette méthode de gestion du temps soit réellement bénéfique, il faut arrêter de travailler lorsque le temps est écoulé. Par exemple, se dire “Je dois absolument finir d’écrire cet article dans 2h”. Vous pouvez faire comme si vous aviez un rendez-vous juste après. Cette discipline est importante pour vous permettre de passer à d’autres tâches et maintenir un emploi du temps équilibré.
Si votre action n’est pas terminée, définissez combien de temps il vous reste et redéfinissez un nouveau timebox de la même manière. Pour les actions récurrentes, révisez la taille de la boîte de temps pour la fois suivante.
05 – Inscrivez le temps réalisé
Prenez un moment pour inscrire sur votre agenda le temps que vous avez passé à réaliser cette action. Cette rétroaction vous aidera notamment à mieux estimer le temps nécessaire pour les tâches futures.
Comment estimer la durée d’une timebox ?
Combien de temps pour lire 100 e-mails ? Réaliser un plan de communication ? Ou encore une présentation client ? Comment savoir le temps que vont prendre vos actions et estimer la durée d’une timebox ?
Estimer puis ajouter 30%
Si c’est la première fois que vous réalisez cette action, Demandez à un collègue de travail qui a déjà réalisé l’action ou réalisez une propre estimation en détaillant l’action le plus précisément possible et estimant la durée de chaque micro-action qui la compose.
Par exemple, vous devez organiser un déplacement sur Paris, lister toutes les micro-actions (comme expliqué précédemment) et valorisez le temps qu’elles peuvent prendre.
- réserver billets et hôtel -> 20 minutes
- appeler Paul pour préparer réunion -> 15 minutes
- définir priorités de l’équipe pendant mon absence -> 15 minutes
- écrire un message d’absence dans ma boîte e-mails -> 5 minutes
Puis sommez toutes les durées. Dans notre exemple, l’action prendrait 55 minutes.
Dans tous les cas, que ce soit votre propre estimation ou celle de quelqu’un d’autre, nous vous conseillons d’ajouter 30% à cette estimation. Si votre collaborateur dit passer 1h à lire ses 100 e-mails, prévoyez alors d’y passer 1h30. En effet, les études prouvent que nous avons toujours tendance à sous-estimer grandement le temps passé à réaliser une action et ce, quelle que soit l’action.
Réaliser des audits de temps
L’estimation de la durée d’un timebox est souvent erroné et chronophage. C’est pourquoi dans notre programme de formation en ligne WOOC efficacité, nous proposons d’intégrer cette belle habitude : réaliser des audits de temps. Cette technique invité à lister toutes les actions de plus de 30 minutes (libellé et durée) une fois qu’elles sont réalisées. On peut ainsi savoir facilement combien de temps on a passé à telle ou telle action et timeboxer facilement nos actions.
Timeboxer n’est pas planifier !
Une distinction importante à faire ici : le timeboxing n’est pas planifier tout ce que vous allez faire dans une journée ! Le timeboxing invite à fixer une plage horaire pour une seule action et une fois le timebox terminé, on passe au timebox suivant.
Une autre méthode de gestion du temps au nom très proche – qui porte à confusion, le timeblocking consiste, quant à elle, à réaliser un emploi du temps figé : bloquer des plages horaires prédéfinies pour toute une journée de travail. Par exemple, de 9h à 10h – Rapport A / De 10h à 11h – Lire e-mails / De 11h à 11h30 – point avec le DRH… et ainsi de suite jusqu’à la fin de la journée.
Mais selon nous, diviser notre journée en blocks de temps préétablis à l’avance ne fonctionne pas ! En effet, chaque jour nous subissons des imprévus qui mettent à mal nos prédictions ! Nous vous déconseillons cette technique pour 2 raisons :
Planifier sa journée, une perte de temps
Compte tenu des imprévus rencontrés, nous ne pouvons pas respecter l’emploi du temps préétabli. De fait, en fin de journée, nous reportons les actions non réalisées au lendemain. Et il faut savoir que plus nous reportons une action, plus nous mettons longtemps à la réaliser (loi de la procrastination N° X). Timeblocker votre journée de travail implique une procrastination qui rallonge automatiquement le temps passé à chacune de vos actions.
Planifier sa journée, une source de stress
Notre efficacité est avant tout un sentiment : le sentiment d’une « journée bien remplie », d’un « travail bien accompli ». Et comme les imprévus empêchent de respecter l’emploi du temps défini, nous constatons chaque jour que nous sommes « incapables » de tenir nos engagements. Nous culpabilisons, nous accusons ceux qui nous ont « dérangé », déplorer de « manquer de temps »… Ces « échecs successifs » détruisent progressivement notre sentiment d’efficacité.
Vous l’aurez compris, le timeblocking est une technique néfaste à votre efficacité. A la place, fixez 1 à 3 priorités quotidiennes pendant un bilan journalier et pratiquez le timeboxing bien plus bénéfique !
Les avantages du timeboxing
Une meilleure concentration
La contrainte temporelle plonge notre cerveau en « situation d’urgence », ce qui le contraint à déclencher ce que l’on appelle “l’état de concentration”. Et quand nous sommes concentrés, nous agissons plus rapidement. Cette situation de pression artificielle permet un réel gain de temps.
Une meilleure productivité
Un des principes de fonctionnement à avoir en tête pour développer sa productivité : Nous sommes toujours plus productifs quand nous avons une deadline à nos actions. C’est pourquoi d’ailleurs, les basiques du management nous invitent à toujours fixer un délai pour chaque tâche déléguée …
Une motivation accrue
Grâce à cette méthode, on constate qu’on avance : on coche des cases. Ce sentiment d’accomplissement dévie la procrastination et engendre une plus forte motivation au travail.
Une meilleure gestion du temps
En attribuant une plages horaire spécifique à chaque tâche, vous comprenez mieux ce à quoi vous passez votre temps. Cette connaissance de vos activités – notamment récurrentes – permet de réaliser vos plans d’actions avec plus de facilité.
Une meilleure gestion du temps
« Comme on peut toujours tout améliorer, alors on risque de ne jamais rien finir… ». Fixer une échéance à chaque tâche est idéal pour les perfectionnistes qui ont tendance à s’éterniser et oublier toutes les autres actions à mener. Cela permet ainsi un juste équilibre dans notre emploi du temps.
En résumé
Le timeboxing consiste à fixer un objectif clair et une durée pour chaque action. Concrètement, il s’agit de définir avec précision la tâche à accomplir (lister les micro-actions si nécessaire), estimer sa durée (les audits de temps sont là pour vous aider), démarrer le chronomètre et à sa sonnerie, arrêter de travailler.
Timeboxer ses actions n’est pas planifier sa journée de travail entièrement mais fixer une échéance à chaque action. Cette méthode de gestion du temps est très bénéfique pour développer son efficacité professionnelle, c’est pourquoi elle fait partie des habitudes en or du WOOC efficacité.