Construire un système de productivité personnel

Un Système de Productivité Personnel ou SPP permet de classer et traiter TOUT ce qui nous parvient : les informations à retenir ou gérer, ainsi que les actions à mener.

Comme toute soft skill, pour développer son efficacité professionnelle, il faut d’abord connaître et comprendre certains mécanismes psychologiques qui régissent notre façon de fonctionner. Dans les WOOC, nous les avons appelés les « principes de fonctionnement ». Un des principes de fonctionnement à comprendre ici est que : Notre cerveau n’est pas fait pour organiser nos activités.

Le cerveau n’est pas capable de planifier, prioriser et rappeler ce que nous avons à faire ou encore traiter des centaines d’informations. Préparer un séminaire, penser à contacter une personne, terminer une présentation avant une réunion ou acheter du pain pour ce soir, … Tous les engagements que nous prenons au quotidien et les sollicitations que nous subissons encombrent notre cerveau et l’empêchent de réaliser sa fonction première : réfléchir !

Pour désencombrer notre cerveau et réduire notre charge cognitive, il faut créer un 2ème cerveau dans lequel nous allons intégrer TOUT ce qui nous parvient : un système de productivité personnel. Ce 2ème cerveau saura ce que nous avons à faire et retenir et ce, à notre place ! Nous pourrons nous reposer en toute confiance sur notre SPP pour faire tout ce que nous sommes bien moins capable que lui de faire :

• Traiter tout ce qui nous parvient
• Organiser et planifier nos actions
• Gérer les informations
• Connaître et retenir tous nos engagements
• Disposer de rappels appropriés

Le système de productivité est dit “personnel” car il s’élabore selon VOS activités et VOS habitudes de travail. Il faut entre 3 à 6 mois pour construire un SPP. Comme pour tout changement de comportement, allez à votre rythme : le vrai progrès se réalise à petits pas.

Selon les experts en productivité, les “entrants” désignent tout ce qui nous parvient : les actions que nous devons faire et les informations à gérer. Il y a donc 2 catégories d’entrants :

• Les entrants-actions, qui conduisent à une action à mener
  Exemples d’entrants-actions : votre supérieur souhaite faire une bilatérale, un de vos clients demande des explications sur votre dernier devis, un collègue vous demande de l’aide …
• Les entrants-informations, qui conduisent à une information à traiter
  Exemples d’entrants-informations : les coordonnées d’un prospect ou d’un prestataire, des informations à transmettre à votre équipe suite à une réunion, un article intéressant à mettre de côté pour le prochain CODIR, …

Le premier rôle du SPP est de traiter tous les entrants.

Non seulement les entrants sont de plus en plus nombreux (infobésité et actiobésité) mais aussi, ils nous arrivent par de multiples canaux :

• les courriers papiers ou e-mails
• les appels, les textos, les notifications
• les logiciels de gestion et applications,
• les échanges : réunions, entretiens, visios, conférences, forums, …
• les médias : presse, réseaux sociaux, web, blogs, newsletter, IA …
• etc

Un SPP est constitué de 2 catégories d’outils pour classer les 2 catégories d’entrants :

• les outils-actions, qui permettent d’organiser vos entrants-actions. Par exemple, une to-do-list.
• les outils-informations, qui permettent de classer vos entrants-informations. Par exemple, un logiciel de notes.

La règle d’or

Pour avoir un bureau rangé, il faut que chacun de vos documents puissent trouver une place : un tiroir, une boite, un classeur, un dossier suspendu… De la même manière, pour disposer d’un véritable calme mental, il faut que chaque entrant trouve une place dans votre SPP. C’est la règle d’or d’un SPP performant !

Les outils d’un SPP doit pouvoir accueillir chaque action à mener (aujourd’hui ou dans un an) et chaque information à retenir. C’est pourquoi dans le WOOC efficacité, nous proposons au total une dizaine d’outils : certains sont indispensables à votre organisation, d’autres en fonction de vos besoins.

Lutter contre nos comportements réflexes

Une fois les outils du SPP créées, il s’agit de se poser une série de questions à l’arrivée de chaque entrant pour le classer dans l’outil le plus adapté. Les méthodes de traitement d’un SPP consiste à se poser une séries de questions.

Lire ses mails, prendre des notes lors d’une réunion, recevoir un appel … ce sont des actions que nous faisons tous les jours. Bien malgré nous, nous avons développé des comportements « réflexes ». Pris dans le feu de l’action et dans la « tyrannie de l’urgence », nous oublions parfois de nous poser des questions essentielles avant d’agir. Pour lutter contre ce pilotage automatique, il est conseillé de mettre en place une méthode de traitement pour chaque entrant qui nous parvient. 

Traiter un entrant-action

Par exemple, vous venez de recevoir un e-mail qui nécessite une action de votre part. La première question à vous poser est : Est-ce que cette action prend plus de 2 minutes ou moins de 2 minutes ?

• Si elle prend plus de 2 minutes vous appliquez la règle des 2 minutes et vous la réalisez immédiatement
• Si cette action prend plus de 2 minutes, testez la pertinence de cette action. Vérifiez si l’action est assez précise (Savez-vous exactement ce que vous avez à faire ?) et surtout si elle est vraiment nécessaire (Fait-elle partie des 20% des actions qui permettront d’obtenir 80% de vos résultats, selon la loi de Paréto ? Vous pourriez également examiner si cette action n’est pas remplaçable par une autre action plus rapide ou réalisable par une autre personne.

Si l’action que vous vous apprêtez à faire est pertinente, seulement à cette condition, vous décidez enfin du moment où vous la réaliserez. Et en fonction, classez cette action dans d’un de vos outils de planification, comme votre agenda ou vos plans d’actions.

En « pilotage automatique », quand une action nous parvient, nous nous demandons quand nous devons cette action avant même de savoir s’il est vraiment utile de la faire. Comme l’explique Rory VADEN, auteur du livre Procrastinate on Purpose, “La plupart d’entre nous utilise des listes de tâches. Mais nous devrions plus nous préoccuper des actions que nous ne devons pas faire tout de suite que celles que nous devrions faire.” Rory Vaden nous invite à se “permettre d’ignorer” certaines actions et de “procrastinate on purpose”.

Un SPP contient donc forcément un outil qui vous permet de classer toutes ces actions pour l’instant inutiles. Dans le WOOC efficacité, nous avons appelé cet outil la « why-not-list », que nous invitons à consulter tous les mois pendant les revues mensuelles.

Enfin, dernière étape pour construire un système de productivité personnel : mettre en place des revues. Les experts en productivité conseillent 4 types de revues :

• des bilans journaliers – 5 min pour faire le point sur la journée en cours et définir les priorités du lendemain
• des bilans hebdomadaires – 30 min pour faire le oint sur la semaine écoulée et préparer la suivante
• des bilans mensuels pour vérifier la why-not-list et voir si certaines actions ne mériteraient pas d’être intégrées dans la to-do-list
• des bilans annuels pour réviser ses priorités.