Petit programme pour gérer vos e-mails efficacement

Comme tous les matins, Noémie, Directrice Marketing dans un grand groupe de cosmétique à Paris, profite de ses trajets en transport en commun pour checker ses e-mails. Mais à son arrivée au bureau, il reste encore plus de 40 mails non lus ! Noémie est déjà stressée : comment trouver le temps aujourd’hui de lire ses e-mails  ? Alors, entre 2 réunions, et même pendant ses réunions, pendant le repas, … accrochée à son smartphone, Noémie n’a qu’un seul objectif : avoir lu tous ses mails ! Elle finit sa journée à répondre à quelques derniers… 

Chronophages, énergivores, anxiogènes, … nos e-mails sont devenus une “activité à part entière”. Chaque jour, nous recevons en moyenne 33 mails (1) et nous passons jusqu’à 30% de notre temps à lire nos e-mails et y répondre (2). Alors, voici 7 conseils pour  gérer vos mails efficacement :

1. Je supprime les alertes de réception

Tous les experts en efficacité professionnelle le clament : les interruptions sont l’ennemi N°1 de notre productivité. Il faut savoir qu’à chaque interruption, le cerveau met 1 à 2 minutes pour revenir à l’action qu’il est en train de faire ! Oui ! Vous perdez 1 à 2 minutes à chaque interruption. Par exemple, vous avez l’habitude de lire vos mails dès leur réception “grâce” au vibreur de votre portable.  Si vous recevez 30 mails par jour, vous perdez alors 30 min à 1 heure juste pour avoir été interrompu à chaque mail reçu ! Quel gaspillage de temps !

De plus, comme l’indique Catherine VASEZ,  spécialiste du burn-out, “Les interruptions sont de véritables lieux d’usure “. Être interrompu sans cesse nous stresse inconsciemment. Cela peut également nous faire ressentir un sentiment de frustration ou d’irritation, qui peut s’accumuler au fil du temps et contribuer également à une augmentation du niveau de stress.

Alors, enlevez tout signal de réception de vos e-mails : vibreur, sonnerie ou apparition de la petite enveloppe. Vous pourrez enfin vous concentrer sur ce qui est important pour vous et décidez de lire vos mails quand vous voulez. Vous souhaitez être plus efficace dans votre travail ?  Alors adoptez cette état d’esprit : “Votre disponibilité doit être choisie et non subie.” , Richard BOURRELLY, La bible de l’efficacité professionnelle, Editions Eyrolles, 2015. En d’autres termes, c’est vous qui décidez quand vous lisez vos e-mails et non par ceux qui vous les envoient ! Etre efficace c’est reprendre la maîtrise sur son emploi du temps – la gestion de son temps.

Vous l’aurez compris, vous ne lisez pas vos e-mails dès leur réception. A la place, vous allez timeboxer le traitement de vos e-mails : à savoir définir 1 à 2 plages horaires par jour pour les consulter. Par exemple :  de 9h à 10h puis de 14h à 15h. Le timeboxing consiste à définir des “blocs” de temps” avec un objectif clair et une durée.  Le timeboxing plonge le cerveau en situation d’urgence et conduit naturellement à une meilleure concentration.

De plus, il faut savoir que nous réalisons une action plus rapidement si la précédente action lui est semblable. Vous serez donc plus rapide à lire vos mails d’affilée pendant 1 heure que de les lire tout au long de la journée. 

Alors consultez vos e-mails qu’1 à 2 fois par jour ! Et si vous avez donné la mauvaise habitude à vos interlocuteurs de répondre immédiatement à leurs messages, informez-les que dorénavant vous lisez vos mails qu’1 à 2 fois par jour. Nicolas HENNION dans sa conférence TED Produire plus tout en travaillant moins nous transmet ce conseil : “Dites à vos principaux expéditeurs d’e-mails qu’à partir de maintenant et pour quelques semaines, vous allez regarder moins souvent vos e-mails. Parce que cela vous permettra de vous concentrer sur leurs sujets. Je vous garantis que formulé comme cela, c’est imparable, même pour vos clients.”

“Avant l’heure, ce n’est pas l’heure ; après, c’est plus l’heure. Pour optimiser sa journée de travail et gagner en efficacité, Jean-Christophe Walter, manager dans un organisme de formation, a décidé depuis janvier 2019, de lever le pied sur la consultation de ses emails. Dans un message de réponse automatique aux courriels qui lui sont envoyés, il précise qu’il ne lit ses courriels que le matin entre 9 et 10 heures, puis l’après-midi entre 14 et 15 heures et en fin de journée entre 18 et 19 heures. Le jeudi soir, il change son message en précisant, en plus, qu’à partir de 17h30, il n’est plus joignable parce que c’est le soir de sortie de sa compagne et donc celui où il passe la soirée avec ses enfants. Dans ce cas, la réponse des mails attend le lendemain… “

Cadremploi – 2019

Avec l’hyperconnectivité, un nouveau phénomène comportemental est né : le FOMO (Fear Of Missing Out), la peur de manquer quelque chose. Si nous avons des difficultés à ne pas consulter dès réception nos messages, c’est justement à cause du syndrome FOMO. Nous avons peur de rater une action à réaliser urgemment.

Pour sortir de cette peur, faites en sorte d’être contacté par un autre moyen pour les urgences : un appel, un texto ou via un système de messagerie instantanée comme Hangout ou Whatsapp… Vous pouvez ainsi mettre une réponse automatique pour tous vos e-mails. Par exemple, « Bonjour, Pour être plus efficace, je consulte mes e-mails à heures fixes (9h et 14h). Pour toute urgence, n’hésitez pas à m’appeler. » 

4. J’archive mes e-mails dans une arborescence

Redonnez à votre boîte de réception sa fonction initiale : recevoir des e-mails ! Donc, videz-la en supprimant tous les mails inutiles et archivant les autres e-mails dans une belle arborescence… Vous savez, ces dossiers et sous – dossiers en dessous de la boîte de réception : projet A, projet B… client A, client B…

A cette étape, il est temps de créer une arborescence pour classer vos e-mails. Vous en profitez pour faire le tri : désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez jamais et passez certains expéditeurs en “courrier indésirable”.

Selon la règle des 2 minutes, toute action qui prend moins de 2 minutes doit être réalisée immédiatement. Et supprimer ou classer un e-mail dans un dossier prend moins de 2 minutes. Donc traitez vos e-mails dès leur découverte. De la même manière, si certains e-mails conduisent à une action de moins de 2 minutes, réalisez-la immédiatement puis archivez ou supprimez l’e-mail. D’ailleurs, il est bon de prendre l’habitude de lire ses e-mails dans un endroit qui vous permet de faire toutes les actions de moins de 2 minutes qu’ils engendrent.

5. J’écris un mail par sujet

Si vous écrivez un e-mail qui aborde plusieurs sujets (les projets A et B par exemple), comment allez-vous archiver cet e-mail ? Dans le dossier “projet A” ou “projet B”. Idem pour votre destinataire. Préférez donc rédiger un mail pour chaque sujet (un mail pour le projet A et un mail pour le projet B).

6. Je crée une adresse e-mail pourriel

46% de nos e-mails sont jugés sans intérêt (3). Pour ne pas s’encombrer de ces e-mails inutiles, créez une boite mail « pourriel». Vous utiliserez cette adresse e-mail pour les abonnements aux newsletters, aux forums, vos achats … Vous pourrez jeter un oeil à cette boîte mail qu’une fois par semaine, voire par mois.

7. Je ne commence pas ma journée par lire mes e-mails

Ultime étape mais une des plus importante ! Le problème n’est pas seulement le temps passé à lire nos mails, c’est aussi l’importance que nous leur donnons. Nous sautons sur nos e-mails dès le matin et à la moindre occasion, … nous avons tous cette tendance à faire de nos mails notre priorité !

Pourquoi ? 2 raisons :

• D’une part, lire nos e-mails fait partie de ces actions quotidiennes pour lesquelles nous avons su développer des comportements réflexes, qui exigent très peu d’énergie et d’effort. Alors, d’emblée nous préférons plonger dans notre boîte e-mails que faire autre chose.
• D’autre part, lire nos e-mails assouvit notre curiosité. Nous avons hâte de savoir ce qui se cache derrière “42 messages non lus”; hâte de savoir si nous avons reçu les réponses que nous attendons, des validations, des commandes, …

Il s’agit de redonner aux e-mails leur vrai place : les e-mails ne sont ni plus urgents ni plus importants que le reste. Alors, commencez votre journée par les actions importantes pour vous : votre travail, vos projets et l’atteinte de vos objectifs ! 

Sources : (1) Mondedumail.com | (2) : Comprendre et maîtriser la déferlante d’informations, Éditions Vuibert 2013, de Caroline Sauvajol-Rialland | (3) Etude IFOP 1001 cadres en France 2014