Soft-blog, le blog 100% soft skills

LA TECHNIQUE PPREM

Comment garantir l’atteinte de vos objectifs ?
Lancer un nouveau produit, devenir un sportif de haut niveau ou encore un manager hors pairs, quel que soit vos objectifs, la première chose à faire est de savoir les définir !

Souvent nous avons des difficultés à relever nos défis car nous n’y avons pas apporter une réflexion suffisante. Alors, prenons le temps de bien clarifier nos buts et appliquons cet outil indispensable aux succès de nos projets : la technique PPREM.

“Un objectif bien défini est à moitié atteint.”

Abraham Lincoln

Qu’est-ce que la technique PPREM ?

Initié par la Programmation Neuro-Linguistique, l’acronyme « PPREM » regroupe 5 étapes essentielles pour définir avec exactitude nos intentions et vérifier leur impact :
P – Précis

P – Positif

R – Réaliste

E – Ecologique

M – Mesurable

Extrait du WOOC efficacité

Comment appliquer la technique PPREM ?

Proposée par la Programmation-Neuro-Linguistique, cette méthode s’applique à toutes les situations :
  • Les objectifs concernant votre vie personnelle
  • Vos objectifs professionnels
  • Les objectifs d’une équipe, d’un service, d’une entreprise
  • Les objectifs court terme ou long terme
Mettre en place la méthode PPREM est très simple, réaliste et pragmatique.
  1. Commencez par écrire un objectif qui vient à l’esprit.
  2. Puis rendez cet objectif PPREM : Précis, Positif, Réaliste, Ecologique et Mesurable.
Pour se souvenir de cet acronyme, pensez au mot « PREM-IER », car vous utilisez la méthode PPREM « en premier », avant de passer l’action.

Précis

“La vie est remplie de gens qui ne savent pas où ils vont mais qui veulent y aller très vite.”

Tonino GUERRA

Prenez un instant pour définir avec le plus de précision et de clarté possible votre but. Un objectif est au minimum composé d’une action avec un délai. Pour une action récurrente (faire du sport ou un reporting commercial), déterminez la fréquence. Et si vous travaillez en équipe, définissez de manière nominative les acteurs (les personnes qui réalisent l’action et celle qui en est responsable).
Questions à se poser : Quelle est l’action à faire précisément ? Qui la réalise ? Pour quand ?
Exemples : Au lieu de dire “Devenir plus riche”, on pourrait dire “Gagner dans 1 an 500€ supplémentaires par mois ”.  L’objectif “Ecrire un livre” devient “Ecrire 500 mots par jour pendant 30 jours”.
Fixer toujours une date limite

Il est primordial de préciser d’emblée quand vous souhaitez atteindre votre objectif. Comme évoqué dans l’article Les 5 raisons de la procrastination, nous procrastinons facilement une action sans deadline.  Vous pourrez modifier cette date limite en fonction des autres étapes de la technique PPREM.

Définir des sous-objectifs

Parfois, un objectif mérite d’être subdivisé en plusieurs sous-objectifs. Par exemple : Pour l’objectif “Ouvrir mon propre restaurant”, on pourrait obtenir comme sous-objectifs “Analyser le marché : clients, concurrents“, “Définir mon offre“, “Réaliser un business plan“.

A retenir

Définir l’objectif de manière précise et claire : Quoi ? Qui ? Pour quand ?

Positif

Les objectifs négatifs ne fonctionnent pas

Imaginez que je vous demande de ne pas retenir le nombre 321 : « Surtout ne gardez pas en mémoire le nombre 321. Quand vous vous endormirez ce soir, ne songez pas aux chiffres 3, 2 et 4.  Et en vous réveillant demain matin, ne pensez plus du tout au chiffre 321. ». 

Quel est le nombre que vous ne deviez pas retenir ?

Alors qu’on nous demande de ne pas retenir le nombre 321, nous le mémorisons inconsciemment. Comme on peut facilement le constater, les injonctions « ne pas faire … » ne fonctionnent pas. Elles conduisent exactement à l’inverse de ce que l’on souhaite. Car le cerveau n’intègre pas la négation. Si nous avons l’intention de « ne pas manger de chocolat », notre cerveau comprend « manger du chocolat » et nous commençons à saliver.
Veiller à formuler vos objectifs positivement

Par conséquent, énoncez systématiquement vos buts avec des phrases affirmatives et des termes positifs.

Exemples :  “Ne pas être en retard” devient “Etre à l’heure”, « Arrêter de fumer » devient « Me sentir mieux », « Ne pas avoir un taux de recommandation inférieur à 8 », c’est avoir « Obtenir un taux de recommandation supérieur à 8 ».
Ce conseil peut paraître anodin mais il est en réalité essentiel. Il souligne la puissance de notre langage sur nos comportements. C’est d’ailleurs, l’un des principaux axes de travail de la Programmation-Neuro-Linguistique. D’ailleurs ce conseil s’applique à l’ensemble de vos communications. Quand j’accompagne des cadres, managers ou entrepreneurs dans leur prise de parole en public et la rédaction de leur discours, je veille à ce que les messages clés soient énoncés positivement.

A retenir

Formuler l’objectif avec des termes positifs

Réalisable

3ème étape de la technique PPREM : validez que votre objectif soit réalisable. Et pour qu’il soit possible d’atteindre un objectif, il faut 3 conditions.

Dans son champ d’action

Parfois, notamment pour nos objectifs individuels, nous rêvons de changer des situations sur lesquelles nous n’avons aucun pouvoir. Nos objectifs sont alors d’emblée biaisés. Vérifiez toujours que votre objectif reflète une situation sur laquelle VOUS pouvez agir.

Par exemple, vouloir que « son manager soit plus disponible » ou que « notre conjoint(e) s’occupe plus des enfants » ne sont pas des objectifs réalisables.

Question à se poser : Est-ce que cet objectif dépend bien de moi ?

En fonction de la situation actuelle

Un objectif doit forcément être inscrit dans un contexte. Une situation souhaitée se définit toujours à partir d’une situation initiale.

Par exemple, on ne peut pas avoir comme objectif d’augmenter de 3 millions d’euros son chiffre d’affaires s’il est de 5000€. (illustration exagérément poussée pour bien comprendre).  Il faut donc « doser » son objectif en fonction de la situation de départ.

Définir un objectif est un jeu d’équilibre entre l’accessibilité et l’ambition. Trop accessible, l’objectif ne permet pas de changer réellement la situation et le challenge n’est pas assez stimulant. Trop ambitieux, il peut entraîner une forte démotivation.

Question à se poser : Est-ce que mon objectif est bien adapté à la situation initiale ? N’est-il pas trop ambitieux ou trop accessible ?

En fonction des ressources disponibles

Vérifiez que votre but soit efficient, à savoir adapté aux ressources dont vous disposez pour y parvenir. L’efficience consiste à réaliser votre objectif de la meilleure manière possible.

Exemple :

Pour une grande entreprise, mobiliser une équipe de trois personnes pour développer une opération marketing est un objectif réaliste / Pour une TPE, mobiliser une équipe de trois personnes pour développer une opération marketing est un objectif dangereux (même si vous avez les moyens financiers d’embaucher 3 personnes, il est vraisemblable qu’au moins deux d’entre elles seraient plus utiles dans d’autres départements).

Exemple tiré du site Web Bebocommunication
Pour déterminer les ressources à allouer à votre projet :
  1. Listez les différentes activités requises et les différentes étapes à franchir (les « jalons » du projet)
  2. Estimez les ressources nécessaires pour chaque action : ressources humaines, matérielles et financières. Au minimum, déterminez le temps et le budget de chaque action.
  3. Ré-évaluer votre projet en fonction des ressources dont vous disposez.
Questions à se poser : Combien de temps pour accomplir mon objectif ? Et quel budget attribué ?
Par exemple :  Pour l’objectif « Créer le soft-blog », j’ai défini plusieurs actions-clé comme « Me former à Divi et WordPress », « Ecrire un article de 3000 mots par semaine »… Une fois que j’ai listé l’ensemble des actions à mener. J’ai révisé à la baisse quelques actions et ambitionné de rédiger un article de 3000 mots tous les 15 jours et non pas toutes les semaines.

A retenir

  • Vérifier que son objectif se situe dans son domaine d’intervention.
  • Définir son objectif en fonction du contexte actuel et des ressources disponibles (temps et budget).

Ecologique

Le terme “écologique” signifie “qui respecte l’environnement”. Afin d’obtenir un objectif écologique, nous devons vérifier l’impact de son accomplissement sur son périmètre.

Vérifier que l’objectif corresponde à vos valeurs et motivations

Validez que votre intention soit bien alignée avec vos valeurs, ce qui est important pour vous. Vérifiez sa pertinence et son importance selon vous. Et pour un objectif d’équipe, déterminez en quoi les acteurs de cet objectif trouveraient un réel sens professionnel mais également personnel à l’accomplir.

Si vous connaissez vos facteurs – clés de motivation, il est également intéressant relier votre objectif à ce qui vous motive vraiment. Par exemple, cet objectif permet de mettre en exergue mes compétences, de travailler à l’étranger ou encore d’aider les autres.

Cette étape garantit la motivation intrinsèque – la satisfaction personnelle.

Questions à se poser : En quoi cet objectif est important pour moi ? En quoi est-il pertinent ? En quoi cet objectif me motive vraiment ?

Exemple : Mon objectif « Créer le soft-blog, blog 100% soft -skills » correspond bien à mon facteur de motivation «stimulation intellectuelle ». Il est également primordial à mes yeux de construire un blog de qualité afin de mettre en exergue mon expertise et de valoriser la plate-forme Wooc.fr.

Vérifier l’impact de l’objectif sur les personnes concernées

Prendre en considération les conséquences de la réalisation d’un projet sur son périmètre est primordial. Vous allez pointer les éventuels obstacles qui empêcheraient l’aboutissement de votre but. Et vous allez également détecter un soutien possible au sein de votre entourage.

Questions à se poser : Quelles sont les personnes impliquées dans mon objectif ? mes proches ? mes collègues de travail ? mon entreprise ? Quels intérêts ont-elles à ce que j’atteigne mon objectif ? Quels inconvénients ? 

Par exemple : Vous désirez saisir une nouvelle opportunité professionnelle qui impose un déménagement à 500 km. Mais votre conjoint(e) ne souhaite absolument quitter sa région. Si vous ne parvenez pas à trouver le bon compromis, votre objectif n’apportera la satisfaction escomptée.

Vérifier l’impact de l’objectif sur les autres projets

Réfléchissez également à l’impact de la réalisation de ce projet sur vos autres projets.

Questions à se poser : Quelles sont les conséquences positives et négatives de cet objectif sur mes autres projets ?

Par exemple : Vous souhaitez développer votre entreprise à l’international. Cette volonté impliquera de trop nombreux déplacements et vous empêchera de vous occuper de vos autres projets. Vous allez alors vous demander si c’est rentable de s’investir dans ce projet ? Est-ce que cet objectif doit vraiment être une priorité ? Ce questionnement vous permettra d’ajuster votre objectif en fonction de vos autres activités.

A retenir

  • Vérifier que son objectif soit aligné sur ses valeurs et motivations.
  • Vérifier l’impact de son objectif sur son périmètre : personnes impliquées et autres projets.

Mesurable

“Tout ce qui ne se mesure pas n’existe pas.”

Voici un argument de mon « premier responsable qualité » pour me convaincre de mettre en place des indicateurs à tous mes objectifs. En effet, comment peut-on savoir qu’on a atteint un but si on ne mesure pas notre progression ?

Alors, définissez des indicateurs qualitatifs et/ou qualitatifs inscrits dans des tableaux de bord. Et suivez ces résultats à des périodes préalablement définies (par exemple toutes les semaines ou tous les mois). Ce pilotage permet d’apporter les actions correctives nécessaires pendant la réalisation de votre projet et de déterminer concrètement son issue.

Exemples : L’objectif ”Ecrire 2 articles de 3000 mots par mois.”, est bien mesurable. Chaque fois que j’écris un article, je comptabilise le nombre de mots. Et chaque mois, je vérifie que j’ai bien écrit 2 articles. Si ce n’est pas le cas, cette action devient une priorité le mois suivant. L’objectif “Obtenir 300 000 nouveaux visiteurs uniques par mois d’ici le 31 mai” est également mesurable grâce à Google Analytics ou autres outils de mesure de trafic web.

3 types d’indicateurs

S’assurer que l’objectif est Mesurable, c’est déterminer ce par quoi on verra qu’il est atteint : des indicateurs. On peut lister 3 types d’indicateurs :

Indicateur d’activité

Il mesure le volume de l’activité fournie.

Par exemple : pour l’objectif « créer un blog soft skills de qualité, le Soft-blog », l’indicateur d’activité pourraient être « le nombre d’articles écrits en 6 mois » ou « le temps passé à écrire des articles sur les soft skills ».

Indicateur d’efficience

L’efficience mesure les ressources prises (temps, couts…) pour atteindre un objectif.

Dans notre exemple : temps passé / article écrit.

Indicateur d’efficacité

Cet indicateur montre le degré d’atteinte de l’objectif, dans quelle mesure les objectifs sont remplis voire dépassés.

Par exemple : pour mesurer la qualité du soft blog et l’engagement de notre communauté, j’utilise plusieurs indicateurs d’efficacité : taux de rebond, nombre d’articles partagés sur les réseaux sociaux (Linkedin), nombre de commentaires par article 🙏, …

A retenir

Déterminer des indicateurs quantitatifs et qualitatifs pour mesurer votre succès.

2 exemples d’objectifs PPREM

Objectif personnel
Admettons que vous décidez de “pratiquer une activité physique”. Appliquons la technique PPREM à cet objectif :
  • Précis : définir l’action précise (choisir l’activité sportive) et quand la faire (déterminer la durée et la fréquence). L’objectif devient « faire du Pilate pendant 15 minutes tous les matins »
  • Positif : ok, l’objectif ne contient pas de termes négatifs
  • Réalisable : « 15 minutes par jour » sont toujours possibles à trouver et pour commencer cela représente un objectif assez ambitieux. Par contre, il sera peut-être difficile de tenir cette routine le week-end et les vacances. L’objectif devient alors : « faire du Pilate pendant 15 minutes tous les matins du lundi au vendredi (sauf pendant les vacances). »
  • Ecologique : oui, être en meilleure santé est devenu très important pour moi. Dynamisme, meilleure humeur, moins de stress… les conséquences positives du sport pour nous et notre entourage ne sont plus à prouver !
  • Mesurable : Je vais choisir une application qui me permettra de vérifier que je réalise bien mon objectif.
Et appliquant la technique PPREM, l’objectif initial : “Pratiquer une activité physique” devient : “Réaliser une séance de Pilates devant mon application favorite tous les matins pendant au moins 15 minutes , du Lundi au vendredi (sauf vacances scolaires).” Grâce à la technique PPREM, vous avez mis en valeur l’impact positif de ce but et ainsi booster votre motivation à l’accomplir !
Objectif professionnel
Vous êtes manager et vous souhaitez que “votre équipe soit plus autonome et organisée.” Pour rendre cet objectif PPREM, voici comment vous pourriez procéder :
  • Précis : focalisez-vous sur l’action à mener, les acteurs de l’action et fixez un délai. L’objectif devient “Faire suivre une formation en efficacité professionnelle à Quentin, Anaïs et Paul ce trimestre.”
  • Positif : cet objectif est bien positif
  • Réalisable : Pour que cette action soit réalisable, admettons qu’il ne faut pas consacrer à cette formation plus de 15h. Vous pourriez aussi décider d’effectuer cette formation en ligne : cela permet à chacun de suivre cette formation quand il le souhaite. Vous pourrez ainsi assurer une présence continue au sein de l’équipe.
  • Ecologique : Devenir plus efficace permettra à l’ensemble de l’équipe d’être plus serein, motivé et innovant. Développer ses soft skills est toujours écologique ! Et ce n’est pas moi qui dirais le contraire ;.)
  • Mesurable : vous pourriez mettre en place un indicateur d’activité (l’action est-elle réalisée ? Oui/Non) et des indicateurs d’efficience (réduction du temps passé à traiter ses e-mails ou un lead, nombre de nouvelles méthodes de travail acquises, accroissement du sentiment d’auto-efficacité…). Dans le WOOC efficacité, pour mesurer les résultats obtenus, nous proposons un test d’efficacité professionnelle et de définir ses propres objectifs individuels (en s’inspirant d’autres WOOCers).  L’objectif “Devenir plus efficace au travail” est ainsi personnalisé et mesurable.
Employer la méthode PPREM remplace l’objectif généraliste “Mon équipe devient plus autonome et organisée.” par “Faire suivre une formation en ligne en efficacité professionnelle à Quentin, Anaïs et Paul, pendant moins de 15h ce trimestre.” Vous disposez également des indicateurs qui permettront de suivre l’atteinte de ce projet de formation.

La technique PPREM pour les managers

Si vous êtes un manager, veillez à ce que chaque action déléguée voire remarque auprès d’un membre de votre équipe soit PPREM.  Pour cela, vous pouvez utiliser la puissance du collectif pour obtenir ce que vous souhaitez.
Exemple : Dire à une nouvelle recrue de votre équipe « intègre toi mieux » peut vraiment le démotiver même si cette remarque peut être bienveillante de la part du manager. Il faut alors préférer réfléchir ensemble aux diverses actions PPREM à mener pour une meilleure intégration : effectuer des entretiens de 15 minutes avec chaque collaborateur, rédiger un rapport d’étonnement, organiser un moment convivial …

Démarche bottom up

Vous le savez, mais c’est toujours bon de le rappeler : privilégiez toujours la démarche bottom up  – en concertation avec l’ensemble des collaborateurs concernés – à une démarche top down (décision prise uniquement par le top management).

Eviter le biais cognitif d’effet de groupe

Comment expliqué dans l’article Comment bien décider ?, une décision collective est toujours meilleure à condition de veiller au biais cognitif d’effet de groupe. Ce biais nous apprend que Nous avons tendance à nous conformer à l’avis du groupe et notamment de celui qui a parlé en premier surtout si c’est notre chef. Pour prendre de bonnes décisions collectives – comme par exemple définir les objectifs d’une équipe, il s’agit de savoir contrer ce biais en laissant à chacun la possibilité de s’exprimer !

Exemple : Vous êtes directeur commercial et votre DG vous fixe comme objectif stratégique cette année : augmenter le chiffre d’affaires de 10% (objectif exagérément simplifié pour l’exemple). Pour décliner les différents objectifs de votre service, organisez une réunion et demandez à chacun de réfléchir aux diverses actions possibles de manière anonyme ET en respectant la technique PPREM. Puis présentez les diverses propositions, laissez exprimer les contradictions et transmettez votre avis à la fin si nécessaire. Décidez de cette manière sera plus efficace et les objectifs plus motivants.

Les avantages de la technique PPREM

La méthode PPREM présente 5 avantages majeurs :

Suivre nos projets

Les indicateurs PPREM permettent d’établir et de suivre notre progression avec des indicateurs et tableaux de bord. Que nous atteignons nos buts ou non, la méthode PPREM nous aide à évaluer sa réalisation et en tirer des leçons précieuses.

Tester la pertinence de nos objectifs

Il est essentiel de prendre un instant pour apporter une réflexion poussée sur nos volontés : évaluer leur pertinence et leur importance et définir ce qui nous motive à les accomplir.

Maîtriser les ressources 

La méthode PPREM permet une réflexion sur l’adaptation des ressources à l’objectif fixé.

Maîtriser les risques

Analyser l’impact de notre objectif sur son périmètre permet de détecter les éventuels obstacles à sa réalisation.

Renforcer la motivation

D’une part, la poursuite d’objectifs ambitieux mais atteignables maintient la motivation.

D’autre part, clarifier nos actions et objectifs et le formuler en des termes positifs permet d’évincer un sentiment de dépassement souvent à l’origine d’un manque de motivation (Les 5 causes de la procrastination).

Enfin, nous sommes plus enclins à réaliser un objectif écologique, en phase avec nos valeurs, nos motivations et notre environnement.

Technique PPREM versus technique SMART

Qu’est-ce que la technique SMART ?

Initiée par Peter Drucker en 1954, la technique SMART a la même finalité que la technique PPREM : formuler un objectif avec exactitude pour nous aider à l’atteindre.

L’acronyme SMART signifie :

  • Spécifique: un objectif doit « être précis, personnalisé (en lien direct avec la personne chargé de le réaliser), simple et clair.»
  • Mesurable : un objectif doit être quantifié ou qualifié
  • Acceptable ou Ambitieux : « un objectif doit être suffisamment grand, pour qu’il représente un défi et(…) atteignable favorisant ainsi l’adhésion des participants à ce dernier. »
  • Réaliste : un objectif doit contenir « un niveau pour lequel le défi motivera le plus grand nombre de participants et évitera au mieux l’abandon »
  • Temporellement défini : un objectif doit  être « délimité dans le temps »
Source : Wikipédia
La technique SMART est une des techniques les plus connues pour définir un objectif mais elle rencontre de nombreuses limites.  Jouons à David contre Goliath et découvrons en quoi la technique française PPREM est bien plus complète et efficace que son homologue américain SMART.

Les 5 raisons de préférer la technique PPREM à la technique SMART

01 – Un objectif SMART n’est pas écologique

La technique SMART ne permet pas de valider ce point fondamental : l’écologie de notre objectif. Elle ne mesure pas l’impact de l’objectif sur son périmètre et si l’objectif correspond bien à nos valeurs et motivations.

02 – Il manque le critère “Positif”

La technique SMART n’évoque absolument pas la nécessaire formulation positive d’un objectif. Une formulation négative faisant pourtant obstacle à notre motivation.

03 – Des questions qui sèment le trouble

Cet acronyme conduit à des questions redondantes. On a en effet des difficultés à distinguer les critères « Acceptable» et « Réaliste ». De la même manière, se poser la question de savoir si un objectif est « spécifique » (lettre « S ») conduit forcément à savoir quand faire cet objectif (lettre « T »). Il est en effet difficile de spécifier un objectif sans annoncer d’emblée sa temporalité !

04 – La question “Revelant” ne l’est justement pas

Certains articles défendent que le « R » signifie « Revelant » pour « Pertinent ». Mais cette question vient trop tôt dans le processus : un objectif devient pertinent une fois ces méthodes SMART ou PPREM appliquées !

05 – L’ordre des questions est inadapté

L’ordre des questions posées dans la technique SMART n’est pas optimal : il est impossible de définir les indicateurs définir (« Mesurable ») avant de réfléchir aux ressources disponibles (« Atteignable ») ou au délai (« Temporel »). Et il est absurde de se poser la question de sa pertinence (« Relevant ») ou son réalisme ( « Acceptable ») avant de fixer un délai (“Temporellement défini”).

06 – Une technique trop déformée

Malgré ses limites, la technique SMART est largement employée, ce qui lui confère un autre inconvénient. Certains ont interprété les lettres S.M.A.R.T. à leur manière « A » devient pour certains « Ambitieux », « Acceptable », « Atteignable » ou encore « Agreed upon » (partagé par l’ensemble de participants). Le « R » signifierait « Réaliste », « Réalisable » ou « Revelant ». On ne sait donc plus quelles questions poser.

La technique SMART n’est donc pas si « smart » (intelligente) qu’elle n’y paraît 😉 On peut parier que cette méthode s’enrichisse au moins d’un « E » et devienne SMARTE pour inclure la dimension écologique d’un objectif. Mieux encore que la technique SMART soit remplacée par la technique PPREM  🙏

En résumé

La technique PPREM a pour objectif de formuler un objectif avec exactitude et valider son impact. Un objectif PPREM doit être formulé de manière précise et positive, et en fonction des ressources (réalisable), aligné sur nos valeurs et besoins ainsi que ceux de notre environnement (écologique), accompagné d’indicateurs (mesurable).

Les avantages de cette méthode sont nombreux : meilleure visibilité, plus grande maîtrise des ressources et des risques, augmentation de la motivation. La technique PPREM est d’ailleurs plus complète et efficace que la technique SMART.

A présent, vous savez ce qu’il vous reste à faire : à chaque fois que vous avez un projet en tête, vérifiez qu’il soit PPREM : Précis, Positif, Réalisable, Ecologique et Mesurable.

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