Comment organiser son bureau pour être efficace ?

Ne pas réussir à mettre la main sur ce document d’importance crucial ou chercher des minutes durant un stylo qui fonctionne : ces désagréments bien connus favorisent l’énervement au travail et contribuent à un réel gaspillage de temps.

De plus, notre cerveau n’aime pas les ODNI, Objets et Documents Non Identifiés : piles de documents qui gisent tout en haut de l’étagère, post-it éparpillés autour de notre écran …  Sans même qu’on s’en aperçoive notre cerveau se demande en permanence ce qui se cache derrière ces ODNI.  Ces questions que se posent votre cerveau engendrent un stress inutile ! A l’inverse, un rangement efficace permet d’avoir les idées plus claires et apporte le calme mental dont nous avez besoin pour être pleinement efficace !

Indépendant, en télétravail ou en entreprise, votre efficacité dépend aussi de d’un espace de travail bien ordonné. Alors, voici un petit programme en 5 étapes pour ranger et organiser votre bureau !

1. Choisir sa méthode de rangement

Il existe 2 façons différentes de ranger votre bureau : d’un seul coup ou par petits pas. A vous de choisir !

La méthode Flylady

Cette méthode de rangement invite à fixer des mini-objectifs, des « babysteps », en se concentrant sur une seule zone à la fois, un tiroir ou une étagère par exemple. Prévoir 30 minutes à 1 heures étalées sur plusieurs jours. 

2. Réaliser un desk dump

Se débarrasser du superflu

Quelle que soit la méthode de rangement que vous choisissez, vous allez réaliser un “desdump” : “desk” signifie “bureau” et “dump” signifie “décharge”. Réaliser un desk dump consiste à vider son bureau, le débarrasser du superflu. Le principe est simple : ôter ce qui encombre pour faire de la place à ce qui ressource !

Alors, jetez tous les papiers, stylos, autres fournitures et documents dont vous n’avez plus besoin. Est-ce que je me suis récemment servi de ce document, de cet objet ?  Est-il vraiment utile ? Est-ce sa place dans mon bureau ? Dans la négative, jetez !

Créer un carton “à traiter”

Parfois nous ne savons pas si tel document est vraiment important ou tel objet vraiment utile. Par exemple : des notes griffonnées sur un bout de papier, des clé USB « inconnue » … Nous vous conseillons alors de créer un carton « à traiter ». Vous allez ainsi mettre de côté tous les objets et documents dont vous ne savez pas quoi faire pour l’instant, les documents « inclassables ». Vous vous occuperez de ce carton « à traiter » ultérieurement.

Cette technique vous permettra d’être plus rapide dans votre rangement. En effet, le cerveau n’aime pas passer d’une action à l’autre et d’autant plus quand ces actions sont très différentes. Ce carton « à traiter » évitera également de jeter par mégarde des documents qui pourraient être utiles…

3. Se procurer le matériel nécessaire

Veillez à disposer de modules de rangement pour trier intelligemment tous vos documents et dossiers : trieurs, pot à crayon, classeurs, meubles à tiroir, organiseurs, dossiers suspendus, boîtes d’archives, chemises, … Utilisez des étiquettes pour identifier leur contenu afin de trouver rapidement ce dont vous avez besoin.

Un bureau efficace est un bureau où chaque chose a sa place, une place pour chaque chose. Puis définissez où vous allez placer dans votre bureau chaque module de rangement selon 3 zones.

4. Organiser votre bureau en 3 zones

Se lever systématiquement pour attraper un document dont nous avons besoin tous les jours, être gêné par des piles de dossiers que nous utilisons qu’une fois par an… l’idéal pour gagner du temps est d’organiser votre bureau en 3 zones :

Vous allez à présent ranger tous vos documents et objets utiles, ceux que vous souhaitez vraiment garder. Puis regroupez les objets similaires (stylos avec stylos, clé USB avec clés USB, câbles avec câbles, …) dans vos modules de rangement. 

6. Appliquer la règle des 2 minutes

Pour maintenir une organisation efficace, ne laissez jamais trainer un document sur votre bureau, physique ou informatique. Evitez de procrastiner le rangement de vos documents. Une facture à archiver ? Faites-le immédiatement ! Une invitation à classer ? Classez-la sans attendre. Vous recevez un courrier ? Traitez-le sans tarder.

Selon la règle des 2 minutes, toute action qui prend moins de 2 minutes doit être réalisée immédiatement. Et classer un document prend moins d’une minute. Alors, rangez vos documents au fur et à mesure.

5. Traiter les documents “inclassables”

C’est le moment de s’occuper du carton « à traiter » où vous avez mis tous ces documents que vous ne savez pas où ranger en étapes 2 et 3. Vous pouvez maintenant vous installer sur un plan de travail libéré du superflu et réfléchir posément à ces documents et objets “inclassables”.

Pour être efficace, il faut que chaque document et objet trouve un place. Si ce n’est pas le cas, créer un endroit (boite, chemise, dossier suspendu…) où vous pourrez classer cette catégorie de documents.

Comment organiser le bureau… de son ordinateur ?

Avec la généralisation du télétravail et des bureaux partagés, notre espace de travail est souvent cantonné à un ordinateur et un téléphone portable.

Pour organiser son “espace de travail numérique”, procédez selon les étapes suivantes :

1. Créer une arborescence de classement

Créer une arborescence de classement pour votre ordinateur ainsi que pour vos boites e-mails : créer les dossiers où vous allez classer chacun de vos fichiers informatiques. Par exemple, Client A, Client B, Factures, Devis, Impot, Développement Compétences, … 

Essayez de faire en sorte que les arborescences soient les plus similaires possibles.

Une astuce : comme par défaut nos systèmes d’exploitation (Microsoft ou Apple) classent par ordre alphabétique, précédez vos dossiers d’un chiffre pour les trier comme vous le souhaitez. Par exemple : 1 – Devis, 2 – Factures, 3 – Fiscal, 4 – Juridique …

Comme pour les documents papiers, chacun de vos dossiers informatiques doit avoir un dossier correspondant. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez créer exceptionnellement un dossier “à traiter”où vous mettez les documents qui n’ont pas encore de dossiers attribués.

2. Trier chaque dossier et classer chaque document

Classez les documents utiles dans les arborescences que vous venez de créer. Pendant ce classement, profitez-en pour désherber votre ordinateur : débarrasser le de tous les documents inutiles (desk dump) ! Faire le vide dans votre ordinateur, comme dans votre bureau, donne une agréable sensation de maîtrise et sérénité.

3. Traiter les documents inclassables

Occupez-vous du dossier à traiter dans la foulée. Vous allez sans doute créer d’autres dossiers dans votre arborescence. Puis supprimez le dossier “à traiter”. Les experts déconseillent fortement de garder ce type de dossier … un “fourre-tout” nuisible à notre organisation.